Buchhaltung für Existenzgründer – 5 Top-Tools zur Unterstützung

Die doppelte Buchhaltung sei eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, soll der deutsche Dichter Johann Wolfgang von Goethe einmal gesagt haben. Nun, diese Einschätzung wird nicht jeder Existenzgründer unterschreiben. Doch auch wenn Buchhaltung häufig als lästige Pflicht empfunden wird und man ihr mit großer Skepsis begegnet, sie gehört zum Wesen eines Unternehmens. Es ist allerdings legitim, sich die Arbeit so leicht wie möglich zu machen. Das kann die Hilfe durch einen Steuerberater oder spezieller Dienstleister sein oder der Einsatz von Buchhaltungssoftware. Davon gibt es inzwischen eine ganze Menge, die mehr oder weniger für Gründer geeignet sind. In diesem Blogpost geben wird einen kurzen Überblick und hilfreiche Tipps, wie man die richtige Lösung findet.

Ein kurzer Einblick in die Buchhaltung

Bevor es an die Auswahl der besten Tools geht, blicken wir erst mal auf die buchhalterischen Anforderungen, die an Existenzgründer gestellt werden. Wenn wir von Buchhaltung reden, dann ist damit die gesamte Finanzbuchführung und Rechnungserstellung gemeint. Wann ein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet ist, wird im Handelsgesetzbuch geregelt. Das wichtigste Kriterium wird direkt im § 1 des HGB genannt. Dort heißt es: „Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.“ Existenzgründer, die gemäß dieser Definition ein Unternehmen gründen, sind also zur ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Doch es gibt Ausnahmen, dann reicht eine sogenannte Einnahmen-/Überschuss-Rechnung (EUR).

Doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle in mindestens zwei Konten gebucht. Am Ende des Jahres wird eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) erstellt. Für Kaufleute und Unternehmen im Sinne des HGB sowie Kapitalgesellschaften besteht eine Pflicht zur doppelten Buchführung. Unternehmen, die von dieser Pflicht nicht betroffen sind, können sich freiwillig dafür entscheiden.

Einfache Buchführung

Bei der einfachen Buchführung wird am Jahresende eine Einnahmen-/Überschussrechnung (EUR) erstellt. Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ergibt den zu versteuernden Gewinn. Freiberufler und sogenannte Nicht-Kaufleute sind von der Buchführungspflicht befreit und müssen ihren Gewinn mit der EUR ermitteln. Nicht-Kaufleute sind Einzelunternehmen oder GbRs, deren Umsatzerlöse unterhalb von 600.000 Euro liegen oder die weniger als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaften.

Neben der Pflicht zur Buchführung gibt es noch einige weitere Aspekte, die mit einer Buchhaltung einhergehen. Dazu gehört beispielsweise die Rechnungsstellung, die Abschreibung auf Anlagegüter oder die Pflicht zur Inventur bei der doppelten Buchführung. Es sind immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einzuhalten, das bedeutet, sie muss richtig, zeitgerecht, geordnet und vollständig sein. Zudem gilt keine Buchung ohne Beleg und auch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten müssen eingehalten werden. Je mehr Aufgaben mit der Buchhaltung verbunden sind und je mehr Buchungsvorgänge bearbeitet werden müssen, umso sinnvoller wird der Einsatz entsprechender Software.

Welche Voraussetzungen sollte eine Buchhaltungssoftware erfüllen?

Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware soll vor allem die Arbeit mit Belegen, Rechnungen und Steuerformularen erleichtern. Sie muss also möglichst einfach konzipiert sein, ohne jedoch an Nutzwert zu verlieren. Auf keinen Fall sollte die Arbeit mit der Software komplizierter sein als ohne sie. Damit fallen für Existenzgründer erst mal große, umfangreiche Softwarepakete aus, die nicht nur eine langwierige Einarbeitung erfordern würden, sondern meist auch Bestandteil einer umfangreicheren Softwarearchitektur sind. Einfach, schnell und ohne besondere Vorkenntnisse nutzbar sind also die ersten wichtigen Kriterien bei der Auswahl. Ein Vorteil der angebotenen Software ist ihre Rechtssicherheit.

Grundsätzlich werden am Markt zwei unterschiedliche Arten der Buchhaltungssoftware angeboten. Das ist zum einen der Kauf oder die Miete einer Software, die auf einem stationären PC läuft, oder alternativ eine cloudbasierte Lösung mit monatlicher, quartalsweiser oder jährliche Zahlweise. Beides hat Vor- und Nachteile. So sind stationäre Lösungen meist umfangreicher, lassen sich mit anderen Systemen wie beispielsweise einem CRM-Modul verbinden, sind dafür aber meist etwas komplizierter und teurer. Ein Nachteil ist ihre gebundene Nutzung an einen bestimmten PC oder der Kauf weiterer kostenpflichtiger Lizenzen. Damit stationäre Lösungen dauerhaft nutzbar sind, sollten sie regelmäßig mit Updates versorgt werden, wodurch weitere Kosten verursacht werden können. Die cloudbasierten Lösungen lassen sich dagegen von jedem PC aus bedienen. Wird die Buchhaltung aber von mehreren Personen gemacht, so sind auch dafür unter Umständen weitere kostenpflichtige Zugangsberechtigungen erforderlich. Zusätzliche Leistungen lassen sich einfach dazu buchen. Cloudbasierte Lösungen sind meist sehr schlank konzipiert und intuitiv zu bedienen. Neue Belege werden meist schnell mit dem Smartphone eingescannt. Ein Vorteil ist die unkomplizierte Anbindung von Bankverbindungen und die gesicherte Übertragung von Informationen, beispielsweise an das Finanzamt. Außerdem werden sie ständig aktualisiert und sind in der Regel preiswerter.

Diese Funktionen sollte die Buchhaltungssoftware erfüllen:

• Anbindung an das Geschäftskonto
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Jahresabschluss mit Bilanz
• Umsatzsteuervoranmeldung/Umsatzsteuererklärung
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Rechnungsstellung
• Mahnwesen

Auswahl Buchhaltungssoftware

Am Markt sind zahlreiche Anbieter und Lösungen für die betriebliche Buchhaltung erhältlich. Ein großer Teil davon ist für Existenzgründer nicht geeignet bzw. nicht erforderlich. Allerdings gibt es Lösungen, die geeignet sind, den Start als Unternehmer zu erleichtern und einen unkomplizierten Einstieg in die Buchhaltung ermöglichen. An dieser Stelle sei gesagt, dass die Auswahl weder eine Empfehlung noch Werbung ist.

sevDesk

Als cloudbasierte Lösung bietet sevDesk ein modular aufgebautes System für Rechnungsstellung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Die Module können einzeln oder komplett gebucht werden. Je nach Umfang variiert der Preis. Für die Buchhaltungssoftware sind 18,90 Euro pro Monat fällig, zzgl. eventueller Extras wie beispielsweise mehrere Nutzer oder zusätzliche Mahnstufen. Alle oben genannten Funktionen werden von sevDesk angeboten. So eignet sich das Programm sowohl für Existenzgründer in der Anfangsphase als auch wenn das eigene Business bereits Fahrt aufgenommen hat. Eine kostenlose Testphase ist möglich.

Lexoffice

Lexoffice ist eine auf Finanzbuchhaltung und Rechnungslegung konzentrierte Softwarelösung, die über eine Web-Anbindung am PC oder mobil genutzt werden kann. Die Anwendung erfordert keine besonderen Vorkenntnisse und ist sehr bedienerfreundlich. Der Support reagiert schnell und kompetent. Vier Preismodelle stehen zur Auswahl von 5,02 Euro bis zu 21,16 Euro pro Monat zzgl. MwSt. Sie unterscheiden sich im Umfang der zur Verfügung gestellten Leistungen. Beispielsweise sind die Umsatzsteuervoranmeldung oder die betriebswirtschaftliche Auswertung erst ab einem Monatspreis von 14,36 Euro enthalten. Die Anzahl der Nutzer ist nicht limitiert. Eine kostenlose Testphase von 30 Tagen wird angeboten.

Billomat

Das Rechnungsprogramm Billomat bietet cloudbasiert alle Features für die Rechnungsstellung, das Mahnwesen und die einfache Buchführung. Drei Varianten stehen zur Auswahl, die sich vor allem durch ein paar ergänzende Features, beispielsweise eine Datev-Anbindung, und Service-Leistungen unterscheiden. Die grundlegenden Funktionen sind in allen Versionen verfügbar. Für jeweils einen Nutzer sind die Pakete Solo und Business für 8,00 bzw. 16,00 Euro pro Monat. Das Enterprise-Paket kann von drei Nutzern eingesetzt werden und bietet zusätzlichen persönlichen Support. Eine kostenlose Testphase für einen Zeitraum von 14 Tagen wird angeboten.

Fastbill

Besonders an kleine Betriebe richtet sich das Rechnungsprogramm Fastbill. Es unterstützt beim Angebot, der Rechnung und dem Mahnwesen. Dabei stehen zahlreiche Einstellungsfunktionen zur Verfügung, die helfen, das Programm an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Für Existenzgründer ist die Starter-Edition für 9,99 Euro pro Monat geeignet. Wer mehr Leistung will, kann die Pro-Version für 29,99 Euro nehmen und hat dann auch eine Datev-Übertragung für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Eine vollumfängliche Finanzbuchhaltung enthält die Premium-Version für 59,99 Euro pro Monat. Startet und Pro können kostenlos für 14 Tage getestet werden.

Papierkram

Das Buchhaltungstool Papierkram deckt alle Anforderungen eines kleinen Unternehmens an seine Rechnungsstellung und Buchhaltung ab. Das beinhaltet eine Einnahmen-/Überschussrechnung, eine betriebswirtschaftliche Auswertung und die Umsatzsteuervoranmeldung. Außerdem ist ein einfaches CRM-Modul enthalten, mit dem die wichtigsten Kundendaten gepflegt werden können. Für eine weitreichendere Finanzbuchhaltung fehlen dem Programm allerdings wichtige Features. In seiner Basisausführung ist das intuitiv zu bedienende Programm kostenlos, dann aber mit stark eingeschränktem Funktionsumfang. Die Pro-Version für 10,00 Euro pro Monat bietet dagegen alle Funktionen, die für Existenzgründer relevant sind. Die zusätzlichen Versionen Team und Business haben noch ein paar mehr Features an Bord und stellen vor allem mehr Speicherplatz zur Verfügung. Aufgrund der Free-Version wird keine spezielle Testversion angeboten.

Neben den hier genannten Buchhaltungsprogrammen gibt es noch weitere Anbieter. Existenzgründer sollten in einem ersten Schritt ihr Anforderungsprofil festlegen. Das sieht bei einem Handwerker anders aus als bei einem Onlinehändler. Um die geeignete Software zu finden, macht es Sinn, verschiedene Anbieter zu testen. Häufig liegen die Tücken im Detail und die erkennt man erst im Gebrauch.