Zeitmanagement für Selbstständige: 5 effektive Strategien

Freie Zeiteinteilung, selbstbestimmtes Arbeiten, ein abwechslungsreicher Alltag – der Ausstieg aus dem sprichwörtlichen Hamsterrad ist für viele Gründerinnen und Gründer eine der Hauptmotivationen, sich selbstständig zu machen. Doch das eigene Business sorgt auch für neue Herausforderungen: Neben der eigentlichen Tätigkeit fallen von der Buchhaltung bis zum Marketing plötzlich zahlreiche weitere Aufgaben an, die es zu organisieren gilt.

Was also tun, damit die To-do-Liste nicht immer länger und aus dem Traum von Freiheit am Ende kein stressiges „Selbst-Und-Ständig“ wird? Lernen Sie, Ihre Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen! Mit einem guten Zeitmanagement behalten Sie den Überblick und arbeiten effizienter und zugleich entspannter. Diese 5 Tipps können Ihnen dabei helfen:

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse eignet sich gut, um bewusst Prioritäten zu setzen. Die Idee: Sie sortieren Ihre täglichen Aufgaben nach Wichtigkeit, räumen ihnen entsprechende Zeitfenster ein und strukturieren somit Ihren Tag.

A – Die wichtigsten Aufgaben: Beginnen Sie mit diesen und planen Sie ca. 60 % Ihrer Arbeitszeit dafür ein.

B – Durchschnittlich wichtige Aufgaben: Sie sollten nicht mehr als 25 % Ihres Tages einnehmen. Vielleicht können Sie einen Teil davon auch an Ihr Team abgeben?

C – Am wenigsten wichtige Aufgaben: Was nur geringen Mehrwert bietet, sollte auch die niedrigste Priorität erhalten. Das können zum Beispiel Telefonate oder Organisatorisches sein – widmen Sie diesen To-dos maximal 15 % Ihrer Zeit.

Die ABC-Analyse klingt vielleicht banal, kann aber sogar effektiver sein als komplexe Zeitmanagement-Strategien. Warum? Weil sie maximal 5 Minuten Ihres Tages beansprucht. So verlieren Sie sich nicht in der Planung und kommen stattdessen direkt ins Handeln.

Eat the Frog

Erledigen Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe immer zuerst! Das ist das Eat-the-Frog-Prinzip – einfach, aber genial. Zum einen sind Sie dadurch gezwungen, sich zu Beginn zunächst einen Überblick über alle anstehenden To-dos zu verschaffen. So minimieren Sie das Risiko, den Faden zu verlieren oder der „Aufschieberitis“ zu verfallen. Zum anderen können Sie mit dem Bewältigen der herausforderndsten Aufgabe direkt ein erstes Erfolgserlebnis verbuchen, das Ihre Motivation hochhält und Sie mit einem guten Gefühl in den restlichen Tag gehen lässt. Wenn Sie das Schlimmste bereits hinter sich haben, kommen Ihnen alle folgenden Tasks viel leichter vor und gehen umso schneller von der Hand.

Die ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode planen Sie am Ende eines Arbeitstags bereits Ihre Aufgaben für den kommenden Tag vor. Und zwar nach einem smarten Schema:

A – Notieren Sie alle anstehenden Aufgaben.

L – Schätzen Sie die Länge der Zeit, die Sie für jede Aufgabe brauchen werden. Kalkulieren Sie dabei eher etwas knapper als zu großzügig: Erstaunlicherweise benötigen wir für eine Aufgabe oft genau die Zeit, die wir uns dafür im Vorfeld zugestehen!

P – Planen Sie Pufferzeiten ein, falls mal etwas schiefgehen oder doch länger dauern sollte. Reservieren Sie dafür ein gutes Drittel Ihrer gesamten Arbeitszeit.

E – Entscheiden Sie, welche Aufgaben die wichtigsten sind. Ordne Sie Ihre To-dos nach Prioritäten und justieren Sie, wenn nötig, Ihren Zeitplan noch einmal nach.

N – Zeit für die Nachkontrolle: Haben Sie wirklich alle Aufgaben notiert? Sind Ihre wichtigsten Tasks für den Tagesanfang eingeplant? Können Sie kleinere Aufgaben vielleicht zu Blöcken zusammenfassen, um einen noch besseren Überblick zu erhalten?

Ein weiterer Vorteil der ALPEN-Methode: Sie ist ein sauberer Abschluss des Arbeitstages und lässt Sie mit einem guten Gefühl in den Feierabend starten.

Die Eisenhower-Matrix

Haben Sie Angestellte oder arbeiten Sie im Team? Dann könnte die sogenannte Eisenhower-Matrix Ihnen bei Ihrem Zeitmanagement helfen. Bei dieser Strategie geht es in erster Linie darum, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Darüber können Sie herausfinden, welche Tasks Sie vielleicht abgeben – und welche Sie unter Umständen komplett streichen können.

Teilen Sie Ihre To-dos in diese 4 Kategorien ein:

Dringlich und wichtig: Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen.

Dringlich aber unwichtig: Diese Aufgaben können Sie delegieren und von jemand anderem erledigen lassen.

Nicht dringlich aber wichtig: Diese Aufgaben sollten Sie verschieben und einen fixen Zeitpunkt in der Zukunft definieren, an dem Sie sie bearbeiten.

Nicht dringlich und nicht wichtig: Diese Aufgaben können Sie erst einmal ignorieren. Unterziehen Sie sie in ein paar Tagen oder Wochen einer erneuten Bewertung oder haken Sie sie einfach ab – das kann ungemein befreiend wirken.

Klassischerweise werden die Kategorien in der Eisenhower-Matrix übrigens als 4 Quadranten abgebildet. Die visuelle Darstellung macht es übersichtlicher, es geht aber auch in Form einer simplen Liste.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80/20-Regel bekannt. Der namensgebende Soziologe und Ökonom Vilfredo Pareto folgerte aus verschiedenen Untersuchungen, dass 80 Prozent der Ergebnisse im Geschäftsleben oder in der Wirtschaft aus 20 Prozent des Aufwands stammen. Im Umkehrschluss heißt das: 80 Prozent des Einsatzes bringen nur 20 Prozent Ergebnis.

Diese Erkenntnis kann helfen, den eigenen Arbeitseinsatz zu fokussieren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihre To-do-Liste enthält 10 Aufgaben – dann würden laut Pareto-Prinzip nur 2 davon für den Großteil Ihrer Ergebnisse sorgen. Etwa, weil Sie den meisten Umsatz bringen oder Ihr Projekt ganz besonders weit vorantreiben. Identifizieren Sie innerhalb Ihrer Tasks die vielversprechendsten 20 Prozent und widmen Ihnen 80 Prozent Ihres Einsatzes!

Natürlich das ist Pareto-Prinzip eher als grobe Richtlinie zu verstehen. Dennoch kann es helfen, Missverhältnisse zwischen zeitlichem Input und praktischen Output aufzudecken und dadurch effizienter zu arbeiten.

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80/20-Regel bekannt. Der namensgebende Soziologe und Ökonom Vilfredo Pareto folgerte aus verschiedenen Untersuchungen, dass 80 Prozent der Ergebnisse im Geschäftsleben oder in der Wirtschaft aus 20 Prozent des Aufwands stammen. Im Umkehrschluss heißt das: 80 Prozent des Einsatzes bringen nur 20 Prozent Ergebnis.

it der ALPEN-Methode planen Sie am Ende eines Arbeitstags bereits Ihre Aufgaben für den kommenden Tag vor. Und zwar nach einem smarten Schema:
A – Notieren Sie alle anstehenden Aufgaben.
L – Schätzen Sie die Länge der Zeit, die Sie für jede Aufgabe brauchen werden. Kalkulieren Sie dabei eher etwas knapper als zu großzügig: Erstaunlicherweise benötigen wir für eine Aufgabe oft genau die Zeit, die wir uns dafür im Vorfeld zugestehen!
P – Planen Sie Pufferzeiten ein, falls mal etwas schiefgehen oder doch länger dauern sollte. Reservieren Sie dafür ein gutes Drittel Ihrer gesamten Arbeitszeit.
E – Entscheiden Sie, welche Aufgaben die wichtigsten sind. Ordne Sie Ihre To-dos nach Prioritäten und justieren Sie, wenn nötig, Ihren Zeitplan noch einmal nach.
N – Zeit für die Nachkontrolle: Haben Sie wirklich alle Aufgaben notiert? Sind Ihre wichtigsten Tasks für den Tagesanfang eingeplant? Können Sie kleinere Aufgaben vielleicht zu Blöcken zusammenfassen, um einen noch besseren Überblick zu erhalten?

Erledigen Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe immer zuerst!

Haben Sie Angestellte oder arbeiten Sie im Team? Dann könnte die sogenannte Eisenhower-Matrix Ihnen bei Ihrem Zeitmanagement helfen. Bei dieser Strategie geht es in erster Linie darum, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Darüber können Sie herausfinden, welche Tasks Sie vielleicht abgeben – und welche Sie unter Umständen komplett streichen können.