Umsatzsteuervoranmeldung: Das müssen Gründer*innen wissen
Klingt kompliziert, wird aber schnell zur Routine: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist Pflicht für die meisten Selbstständigen. Denn wer mit seinem Business Umsatzsteuer einnimmt, muss diese auch an das Finanzamt abführen – und zwar regelmäßig. Anders als die Einkommenssteuererklärung ist die Abgabe nämlich nicht nur einmal, sondern mehrmals im Jahr fällig. Wann, wie und worauf Sie bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung achten sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag.
Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung und wer muss sie abgeben?
Mit der Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln Sie dem Finanzamt die von Ihnen eingenommene Umsatzsteuer. Da es sich hier um einen durchlaufenden Posten handelt, entsteht dadurch keine steuerliche Belastung. Im Gegenteil: Von Ihrem abzuführenden Betrag dürfen Sie noch die sogenannte Vorsteuer abziehen und einbehalten. Damit ist die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer gemeint, die Sie im Rahmen Ihrer Betriebsausgaben im Zeitraum der Voranmeldung selbst gezahlt haben. Sind Sie unsicher, welche Waren und Dienstleistungen eigentlich wie besteuert werden? In unserem Artikel rund um die Mehrwertsteuer klären wir auf.
Generell gilt: Wenn Sie Umsatzsteuer auf Ihren ausgehenden Rechnungen ausweisen, sind Sie auch zur Abgabe der Voranmeldungen verpflichtet – egal, ob Sie gewerblich oder freiberuflich tätig sind. Es gibt allerdings auch hier ein paar Ausnahmen.
Geht’s vielleicht auch ohne?
In einigen Fällen sind Sie als Gründer*in von der Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit. Entweder weil Sie gar keine Umsatzsteuer ausweisen oder weil Ihre steuerpflichtigen Umsätze zu gering sind.
Kleinunternehmerinnen: Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit machen viele Gründerinnen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro Umsatz erwirtschaftet, kann auf die Umsatzsteuer und damit auch die Voranmeldung verzichten.
Bestimmte Berufsgruppen: Ärztinnen, Physiotherapeutinnen, Heilpraktikerinnen, Versicherungsmaklerinnen und einige weitere Berufe sind grundsätzlich von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das ist so in § 4 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.
Antrag auf Befreiung: Lag Ihre Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unter 1.000 Euro? Dann können Sie sich auf Wunsch ebenfalls von der Pflicht einer Voranmeldung befreien lassen und müssen nur einmal pro Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?
In welchen Intervallen die Voranmeldung getätigt werden muss, hängt von der Höhe der Umsatzsteuerlast ab. Lag diese im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro, ist eine Abgabe pro Quartal nötig, bei mehr als 7.500 Euro sogar jeden Monat. In beiden Fällen sollten Sie sich dafür immer den 10. des Folgemonats im Kalender markieren. Sprich: Bei monatlicher Abgabe ist zum Beispiel die Voranmeldung für März zum 10. April fällig. Zu diesem Stichtag muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht und das Geld ans Finanzamt überwiesen sein. Fällt der Stichtag aufs Wochenende, gilt der nächste Werktag.
Auch wenn das Prozedere vielleicht erstmal lästig erscheint, hat die regelmäßige Voranmeldung für Sie auch Vorteile: Sie müssen Ihre eingenommene Steuer nicht bis zum Jahresende zurückhalten, gewinnen Planungssicherheit und können sich Ihre gezahlte Umsatzsteuer schneller erstatten lassen. Denken Sie nur immer daran, die Fristen einzuhalten – ansonsten drohen Mahngebühren und der sogenannte Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent der Zahllast.
Sonderfall Neugründung
Haben Sie frisch gegründet? Dann gelten für Sie andere Regeln: Im ersten und zweiten Jahr nach der Gründung müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in jedem Fall monatlich abgeben. Erst dann kommt die Umsatzsteuerlast ins Spiel – liegt diese im zweiten Jahr unter 7.5000 Euro, wird die Frist ab dem dritten Jahr auf quartalsweise umgestellt. Bei weniger als 1.000 Euro müssen Sie im dritten Jahr gar keine Voranmeldungen mehr machen. Dann ist lediglich die jährliche Umsatzsteuererklärung nötig. Aber Achtung: bis ins Jahr 2026 gibt es hier eine kleine Ausnahme: sofern die Umsatzschwelle von 7.500 Euro nicht überschritten wird, dürfen Gründer vierteljährliche USt-Voranmeldungen abgeben.
Aufschub durch Dauerfristverlängerung
Wenn Ihnen 10 Tage für die Erstellung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung zu knapp sind, können Sie sich mit einer Dauerfristverlängerung mehr Zeit verschaffen. Die Meldung ans Finanzamt wird dann jeweils einen Monat später fällig. Zahlen Sie bisher quartalsweise, reicht ein einmaliger Antrag aus, bei monatlichen Intervallen müssen Sie die Dauerfristverlängerung jedes Jahr neu beantragen. Monatliche Zahler*innen sind zudem verpflichtet, eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der gesamten Vorjahresumsatzsteuer zu leisten. Bei Neugründungen wird die Summe geschätzt. Diese Sondervorauszahlung müssen Sie jedes Jahr wieder zum 10. Februar überweisen – Sie wird Ihnen dann zum Dezember desselben Jahres angerechnet.
Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird digital über das Portal ELSTER übermittelt. In einem zweiseitigen Formular tragen Sie dazu steuerpflichtige Umsätze und abziehbare Vorsteuerbeträge ein. Die errechnete Vorauszahlung überweisen Sie dann unter Angabe Ihrer Steuernummer, der Steuerart und des Voranmeldungszeitraums auf das Konto des zuständigen Finanzamts. Alternativ können Sie diesem auch eine Einzugsermächtigung erteilen.
Ein wichtiger Aspekt bei der Ermittlung der Vorauszahlung ist die Art der Versteuerung. Bei der Soll-Versteuerung müssen die Umsätze nach Rechnungsdatum berücksichtigt werden – unabhängig davon, wann Sie das Geld von Ihren Kundinnen tatsächlich erhalten haben. Bei der Ist-Versteuerung geben Sie nur die Umsätze an, die im betreffenden Zeitraum auch auf Ihrem Konto eingegangen sind. Gerade in der Gründungsphase bringt die Ist-Versteuerung in Sachen Liquidität natürlich einen Vorteil. Sie können sich direkt bei der Unternehmensgründung für diese Option entscheiden oder sie später noch beantragen, sofern Sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen: Sie sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, Ihr Vorjahresumsatz liegt unter 600.000 Euro, Sie haben ein buchführungspflichtiges Unternehmen mit weniger als 500.000 Euro Umsatz oder Sie sind Freiberuflerin.
Möchten Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung nicht komplett selbst machen? Dann können Sie dazu auch eine Buchhaltungssoftware mit entsprechender Schnittstelle nutzen oder sie an Ihr Steuerberatungsbüro abgeben. Und auch wir leisten gerne Starthilfe: Im Rahmen unserer Gründungsberatung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Höhe des ersten zu erwartenden Umsatzes in Ihrem Businessplan richtig angeben und unterstützen Sie bei allen administrativen Fragen!
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