Rechtssicher durchstarten: Die 10 Pflichtangaben für Ihre erste Rechnung

Der Sprung in die Selbstständigkeit ist eine Phase voller Visionen und Tatendrang. Zwischen dem Businessplan und dem ersten großen Kundenprojekt wartet jedoch die Welt der Bürokratie. Ein besonders kritischer Moment für junge Unternehmen ist das Schreiben der ersten Rechnung.

Wer hier patzt, gefährdet den Vorsteuerabzug seiner Kunden und gerät schnell ins Visier des Finanzamts. Ein Formfehler mag klein erscheinen, führt aber oft dazu, dass Zahlungen verzögert werden oder spätere Nachzahlungen fällig sind. Damit Sie professionell und ohne rechtliche Fallstricke durchstarten, haben wir die zehn essenziellen Pflichtangaben für Sie zusammengefasst.

Warum das Finanzamt bei Rechnungen so genau hinsieht

Eine Rechnung ist weit mehr als eine reine Zahlungsaufforderung; sie stellt ein steuerlich relevantes Dokument dar. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) legt in § 14 präzise fest, welche Informationen enthalten sein müssen. Fehlt auch nur eine einzige Angabe, gilt die Rechnung rechtlich als nicht korrekt. Der Empfänger (Ihr Kunde) darf die darin ausgewiesene Umsatzsteuer dann nicht als Vorsteuer geltend machen. Dieser Fauxpas belastet die Geschäftsbeziehung meist massiv, noch bevor die Zusammenarbeit richtig Fahrt aufnimmt.

Die Top 10: Diese Angaben sind für Gründer Pflicht

Damit Ihre Buchhaltung von Tag eins an sauber läuft, nutzen Sie diese Liste als verbindliche Checkliste:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden

Geben Sie Ihren vollen Namen (bei Einzelunternehmen inklusive Vorname) und Ihre Geschäftsadresse an. Achten Sie auf eine ladungsfähige Adresse – ein reines Postfach ist hier nicht ausreichend.

2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Hier schleichen sich oft Flüchtigkeitsfehler ein. Prüfen Sie die korrekte Firmierung Ihres Kunden genau. Bezeichnungen wie „GmbH“ oder „e.K.“ müssen zwingend aufgeführt werden, sofern sie Bestandteil des offiziellen Firmennamens sind.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Sie sind verpflichtet, entweder die vom Finanzamt zugewiesene Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) anzugeben. Die USt-IdNr. ist besonders im EU-Ausland Pflicht und schützt zudem Ihre Privatsphäre, da sie keine Rückschlüsse auf Ihre private Steuernummer zulässt.

4. Ausstellungsdatum

Dies ist der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde. Das Datum ist entscheidend für Zahlungsfristen und die korrekte steuerliche Zuordnung im jeweiligen Voranmeldungszeitraum.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Nummer darf nur einmalig vergeben werden. Sie muss einer systemrelevanten Logik folgen, muss aber nicht zwingend bei „1“ beginnen. Viele Gründer starten beispielsweise mit einer Kombination wie „2026-001“, um direkt einen professionellen Eindruck zu vermitteln.

6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung

Vermeiden Sie vage Begriffe wie „Beratung“. Beschreiben Sie stattdessen präzise, was Sie geliefert oder geleistet haben (z. B. „10 Stunden Grafikdesign für Logo-Entwicklung“ oder „Lieferung von 5 ergonomischen Bürostühlen Typ Alpha“).

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Selbst wenn das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist, muss ein expliziter Hinweis darauf enthalten sein (z. B. „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“).

8. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt

Hier ist mathematische Genauigkeit gefragt: Listen Sie den Nettobetrag, den angewendeten Steuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %) und den daraus resultierenden Steuerbetrag separat und übersichtlich auf.

9. Eventuelle Entgeltminderungen

Haben Sie im Vorfeld Skonti oder Rabatte vereinbart? Diese müssen auf der Rechnung vermerkt werden, sofern sie nicht bereits direkt im ausgewiesenen Nettopreis verrechnet wurden.

10. Der anzuwendende Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Dieser Punkt ist für Kleinunternehmer essenziell. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen, muss aber zwingend den Grund für die Befreiung auf der Rechnung nennen.

Pro-Tipp: Nutzen Sie eine professionelle Software, wie z.B. Lexware um rechtskonforme Rechnungen zu erstellen. Das automatisiert viele der oben genannten Punkte und minimiert das Risiko für manuelle Tippfehler deutlich.

Sonderfall: Die Kleinbetragsrechnung

Nicht für jede Transaktion ist der volle Umfang an Angaben nötig. Beträge bis zu einem Gesamtwert von 250 Euro (brutto) gelten als Kleinbetragsrechnungen. Hier reichen folgende Angaben aus:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Leistung
• Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
• Der angewendete Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)

 

Übersicht: Pflichtangaben im direkten Vergleich

Angabe	Standardrechnung (> 250 €)	Kleinbetragsrechnung (< 250 €)
Vollständige Adresse Absender	Ja	Ja
Vollständige Adresse Empfänger	Ja	Nein
Steuernummer / USt-IdNr.	Ja	Nein
Fortlaufende Rechnungsnummer	Ja	Nein
Liefer-/Leistungszeitpunkt	Ja	Nein
Steuersatz in %	Ja	Ja
Bruttobetrag	Ja	Ja

Häufige Fehlerquellen für Gründer

Damit Ihre Rechnung nicht beanstandet wird, sollten Sie folgende Stolperfallen umgehen:

1. Fehlendes Leistungsdatum: Viele verwechseln das Rechnungsdatum mit dem Leistungsdatum. Beides muss klar erkennbar sein.
2. Ungenaue Rechtsform: Achten Sie penibel darauf, ob Ihr Kunde als GmbH, UG oder GbR firmiert.
3. Formatfehler bei E-Rechnungen: Seit 2025/2026 rückt die E-Rechnungspflicht immer stärker in den Fokus. Ein einfaches Word-Dokument reicht oft nicht mehr aus. Nutzen Sie stattdessen revisionssichere Formate (wie PDF/A oder spezielle XML-basierte Formate), um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

Weiterführende Informationen zur korrekten Buchführung und den rechtlichen Rahmenbedingungen finden Sie zudem beim Bundesministerium der Finanzen oder in den aktuellen Leitfäden der regionalen IHK (Industrie- und Handelskammer).

Gründlichkeit sorgt für Liquidität

Die erste Rechnung ist ein echter Meilenstein Ihrer Gründung. Wenn Sie diese von Beginn an korrekt aufsetzen, legen Sie das Fundament für eine reibungslose Buchhaltung und ein seriöses Image. Nehmen Sie sich die Zeit für eine rechtssichere Vorlage – das erspart Ihnen mühsame Korrekturschleifen und unnötige Diskussionen mit Kunden oder dem Finanzamt.

FAQ: Häufige Fragen zur Rechnungsstellung

Was passiert, wenn ich eine Pflichtangabe vergessen habe?

Sie müssen die Rechnung berichtigen. Das geschieht entweder durch ein Korrekturdokument, das spezifisch auf die ursprüngliche Rechnung verweist, oder durch eine Stornierung und Neuausstellung. Ohne Korrektur verliert Ihr Kunde den Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Muss ich meine private Steuernummer angeben?

Wenn Sie keine USt-IdNr. haben, müssen Sie die Steuernummer Ihres Finanzamts angeben. Da diese jedoch auch für Ihre Einkommensteuererklärung genutzt wird, empfiehlt es sich, aus Datenschutzgründen eine USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.

Darf ich Rechnungen per E-Mail verschicken?

Ja, der elektronische Versand ist zulässig. Achten Sie jedoch darauf, dass der Empfänger zustimmt (oft implizit durch Zahlung) und das Dokument unveränderbar ist (z. B. als PDF). Beachten Sie zudem die länderspezifischen Regelungen zur E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor.

Wie lange muss ich Kopien meiner Rechnungen aufbewahren?

In Deutschland gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dies gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für empfangene Rechnungen