Die E-Rechnung wird Pflicht: Was Selbstständige und kleine Unternehmen jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Änderung in Kraft: die schrittweise Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Diese Neuerung betrifft Unternehmen jeder Größe, einschließlich Selbstständiger und kleiner Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine E-Rechnung ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format enthält und somit eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien oder gescannten Papierrechnungen, die lediglich bildhafte Darstellungen sind, erfüllen E-Rechnungen spezifische technische Standards, die eine maschinelle Auslesbarkeit sicherstellen. In Deutschland entsprechen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) diesen Anforderungen.

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und dient mehreren Zielen:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sollen die Bearbeitungszeit von Rechnungen verkürzen und Fehlerquellen reduzieren.
• Kostensenkung: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto können Unternehmen langfristig Kosten sparen.
• Umweltschutz: Der geringere Papierverbrauch leistet einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
• Betrugsprävention: Standardisierte elektronische Rechnungen erhöhen die Transparenz und erschweren Umsatzsteuerbetrug.

Was ändert sich ab dem 1. Januar 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen in den genannten Formaten zu empfangen und zu archivieren. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen:

• Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Formate (z. B. PDF) sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro dürfen nur noch E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate mit Zustimmung des Empfängers nutzen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Welche Ausnahmen gibt es?

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
• Rechnungen über steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro.
• Fahrausweise, die als Rechnungen gelten.

Wie können sich Selbstständige und kleine Unternehmen vorbereiten?

1. Systemprüfung: Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.0.1 unterstützt. Gegebenenfalls sind Updates oder der Wechsel zu einer kompatiblen Software erforderlich.
2. Mitarbeiterschulung: Schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den entsprechenden Prozessen.
3. Prozessanpassung: Passen Sie Ihre internen Abläufe an die Anforderungen der E-Rechnung an, insbesondere hinsichtlich des Empfangs, der Verarbeitung und der Archivierung.
4. Revisionssichere Archivierung: Stellen Sie sicher, dass E-Rechnungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) archiviert werden.
5. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung und klären Sie, welche Formate und Übermittlungswege genutzt werden sollen.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand.
• Kosteneffizienz: Einsparungen bei Papier, Druck und Versand.
• Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben minimieren Fehlerquellen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch schnellere Verarbeitung können Zahlungen zügiger erfolgen.
• Umweltfreundlichkeit: Reduzierter Papierverbrauch schont Ressourcen.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im deutschen Geschäftsverkehr. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist es essenziell, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Durch proaktive Vorbereitung können Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch von den vielfältigen Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren.