Die erste Mitarbeiterin – Wenn aus Gründern Arbeitgeber werden

Nicht jedes neue Unternehmen wird im Team gegründet und kann die anfallen Aufgaben und Tätigkeiten auf mehrere Personen verteilen. Bei Soloselbstständigen kann sich dagegen schnell die Frage nach Unterstützung stellen. Etwa weil für bestimmte Aufgaben zusätzliche fachliche Expertise benötigt wird oder schlicht, weil das Geschäft gut anläuft und die Arbeit alleine nicht mehr zu bewältigen ist.  Aufgaben die nicht zum Kerngeschäft gehören, lassen sich outsourcen, beispielsweise die Erstellung einer Webseite oder die Buchhaltung. Fürs daily business werden dagegen Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen benötigt. Dabei gibt es eine Menge Vorschriften und Regelungen zu beachten, aber es gibt auch Förderprogramme, die eine Entscheidung erleichtern.

Existenzgründer als Jobmotor

Die meisten Existenzgründungen werden zunächst ohne zusätzliche Beschäftigte geplant, das geht aus dem aktuellen Gründungsmonitor 2020 der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) hervor. Nur rund ein Fünftel der Gründer startet mit einem oder mehreren Angestellten. Dennoch entstanden laut Bundeswirtschaftsministerium im Jahr 2019 rund 454.000 neue Vollzeitbeschäftigungsverhältnisse durch Existenzgründer. Damit tragen Gründer unmittelbar zur Beschäftigungssicherung in Deutschland bei.

Die Entscheidung für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin fällt Gründern dabei oft nicht leicht. Auch wenn der aktuelle Bedarf groß sein mag, so bedeutet die Anstellung nicht nur zusätzliche Kosten, sondern auch mehr Verantwortung, vor allem dann, wenn es sich um einen Vollzeit-Arbeitsplatz handelt. Zusätzlich zum Einkommen werden Beiträge zur Sozialversicherung fällig und ein Arbeitsplatz muss eingerichtet werden bzw. Arbeitskleidung zur Verfügung stehen. Diese Ausgaben sollten absehbar durch die Auftragslage gedeckt sein. Deshalb kann es für Existenzgründer sinnvoll sein, anfangs auf Teilzeitarbeitskräfte oder Minijobber zurückzugreifen.

Wie setzen sich die Personalkosten zusammen?

Personalaufwendungen setzen sich aus direkten und indirekten Kosten, den sogenannten Lohnnebenkosten, zusammen. Als direkte Lohnkosten werden die Löhne und Gehälter aber auch Sachzuwendungen wie beispielsweise ein Firmenfahrzeug bezeichnet. Zu den Lohnnebenkosten gehören zunächst die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung wie Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und die gesetzliche Unfallversicherung. Doch damit sind noch längst nicht alle Aufwendungen erfasst. Hinzu kommen noch Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Kosten für die Weiterbildung, Leistungen für die Vermögensbildung, eventuell Arbeitskleidung sowie alle Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes.

Um sich einen ersten Überblick über die zu erwartenden Aufwendungen für einen Mitarbeiter zu verschaffen, können Gründer eine Faustformel anwenden.

Bruttojahres-/monats-Einkommen x Kostenfaktor 1,7 = tatsächliche Personalaufwendungen

Wann lohnt es sich einen Mitarbeiter einzustellen?

Spätestens wenn ein Gründer seinen ersten Mitarbeiter einstellen möchte, beginnt die Phase, in der eine unternehmerische Denkweise überwiegen sollte. Und die bedeutet in diesem Fall einfach, ob es wirtschaftlich ist, einen Mitarbeiter zu bezahlen. Dabei ist es zunächst zweitrangig, welche Kosten dadurch entstehen, sofern der Mitarbeiter einen höheren Wertschöpfungsbeitrag liefert. Das bedeutet konkret, dass die durch den Mitarbeiter generierten Einnahmen mindestens den Aufwendungen entsprechen sollten, idealerweise aber darüber liegen. So kann ein Mitarbeiter beispielsweise 5.000 Euro im Monat kosten, wenn durch seine Tätigkeit mindestens diese 5.000 Euro auch erwirtschaftet werden. Besser ist es, wenn die Einnahmen höher ausfallen und der Mitarbeiter somit auch einen Beitrag zur Deckung der Fixkosten leistet. Gründer müssen lernen, dieses Verhältnis zu betrachten und nicht nur die absolute Summe des Einkommens zu sehen.

Auf der anderen Seite müssen Gründer auch mit ihrem Zeitkontingent haushalten. Erforderliche Arbeiten, die nicht direkt zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen, sollten sie deshalb an andere weitergeben. Das muss nicht immer direkt ein neuer Mitarbeiter sein, sondern kann auch die Nutzung von Dienstleistern bedeuten. So ist es in den Anfangsjahren ratsamer, die Buchhaltung an einen Steuerberater auszulagern, anstatt dafür einen Mitarbeiter einzustellen oder sie abends auf dem Sofa selbst zu erledigen. Ganz anders sieht es bei Arbeiten aus, die unmittelbar mit der Weiterentwicklung des Betriebs zusammenhängen. So kann ein Cafe-Besitzer seine Kunden nicht von Dienstleistern betreuen lassen, sondern muss dafür eigenes Personal rekrutieren. Es kann aber auch notwendig sein, einen Mitarbeiter einzustellen, weil dieser über zusätzliche Fähigkeiten verfügt, die dem Betrieb nutzen. So muss ein Restaurantbetreiber nicht zwingend selbst Koch sein, benötigt aber einen Koch für den Betrieb seines Restaurants.

Wenn sich ein Gründer für einen Mitarbeiter entscheidet, sollte er auch über den aktuellen Monat hinaus dazu in der Lage sein, diesen auch zu bezahlen. Plötzlich Arbeitgeber zu sein bedeutet auch, Verantwortung zu tragen und dass ist herausfordernder, als es zunächst erscheint. Neben den Kosten müssen zahlreiche Anforderungen berücksichtigt werden, beispielsweise von den Sozialversicherungsträgern, vom Finanzamt oder durch das Arbeitsrecht.

Der Staat hilft mit Förderprogrammen

Weil der Staat ein Interesse daran hat, möglichst vielen Menschen den Zugang zum Arbeitsmarkt zu ermöglichen, werden Unternehmer mit Zuschüssen und Förderprogrammen unterstützt. Gerade für Existenzgründer kann diese Unterstützung die Entscheidung für Mitarbeiter erleichtern.

Eingliederungszuschuss

Die Einstellung von Arbeitssuchenden wird in bestimmten Fällen von der Arbeitsagentur unterstützt. Das kann der Fall sein bei langjährig Arbeitslosen, bei älteren Arbeitssuchenden, bei Menschen mit Handicap oder weil Menschen nach einer Umschulung wieder eine Jobperspektive erhalten sollen. Die Fördermöglichkeiten sind sehr vielfältig und sollten im Einzelfall geprüft werden. Grundsätzlich wird dem Unternehmen aber nicht einfach eine Summe zur Verfügung gestellt, sondern die Förderung ist immer an bestimmte Personen gebunden. Dann werden entweder die Lohnkosten für einen definierten Zeitraum übernommen, oder das Unternehmen erhält einen Zuschuss zu den Personalaufwendungen. Wie konkret die Hilfe aussieht, lässt sich nur im Einzelfall mit den zuständigen Sachbearbeitern klären.

Für die Förderung junger Menschen hat die Arbeitsagentur zusätzliche Fördermöglichkeiten im Programm. So werden Unternehmen gefördert, die Auszubildende einstellen oder gering qualifizierten Schulabgängern eine Perspektive bieten. Dabei werden häufig sämtliche Kosten für die Qualifizierungsmaßnahme übernommen.

Länderprogramme

Neben den Leistungen der Arbeitsagentur können Gründer in vielen Fällen auch Landesmittel in Anspruch nehmen, wenn sie förderungsfähige Mitarbeiter einstellen. Das reicht von Maßnahmen zur Beschäftigung von Flüchtlingen über die Bereitstellung von Ausbildungsplätzen bis hin zu strukturpolitischen Maßnahmen, die meist regional begrenzt sind. In NRW können beispielsweise Handwerker einen Zuschuss in Höhe von 7.500 Euro erhalten, wenn sie bei der Gründung auch Arbeitsplätze schaffen.

Gründungskredite

In vielen Förderprogrammen, die von der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) oder der NRW-Bank angeboten werden, werden auch Personalkosten oder Aufwendungen für die Einrichtung von Arbeitsplätzen berücksichtigt.

Bildungsförderung

In Nordrhein-Westfalen stehen Gründern Landesmittel für Weiterbildungsmaßnahmen zur Verfügung. Die können sie für ihre eigene Weiterbildung oder für Weiterbildungsmaßnahmen ihrer Mitarbeiter beantragen. Bis zu 50 % der Kosten können dabei in den ersten fünf Jahren nach Gründung bezuschusst werden.

Personalaufwendungen setzen sich aus direkten und indirekten Kosten, den sogenannten Lohnnebenkosten, zusammen. Als direkte Lohnkosten werden die Löhne und Gehälter aber auch Sachzuwendungen wie beispielsweise ein Firmenfahrzeug bezeichnet. Zu den Lohnnebenkosten gehören zunächst die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung wie Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und die gesetzliche Unfallversicherung. Doch damit sind noch längst nicht alle Aufwendungen erfasst. Hinzu kommen noch Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Kosten für die Weiterbildung, Leistungen für die Vermögensbildung, eventuell Arbeitskleidung sowie alle Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes.

 

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