Gründen leicht gemacht: Alles Wichtige zu Rechtsform, Steuern und Datenschutz

Eine gute Idee, Leidenschaft und der Wunsch, eigenmächtig zu wirken – das sind die Zutaten, die dazu führen, dass aus Menschen Gründer werden. Damit aus diesen Ansätzen aber ein erfolgreiches Unternehmen wird, müssen bestimmte Formalitäten, Vorschriften und Anforderungen korrekt umgesetzt werden. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Vorschriften und Anforderungen, die Gründer kennen sollten, um Fallstricke zu vermeiden.

Die passende Rechtsform wählen

Vor der Gründung steht die Wahl der passenden Rechtsform für das Unternehmen. Diese hat nicht zuletzt Einfluss auf weitere Vorschriften und Regelungen, die den Betrieb beeinflussen. Daher sollte die Rechtsform durchdacht gewählt werden, auch wenn ein späterer Wechsel möglich ist. Es ist sinnvoll, folgende Aspekte bei der Wahl der Rechtsform zu berücksichtigen:

• Anzahl der Gründer
• Haftungsrisiko
• Gründungskosten
• Gründungsdauer
• Art der Buchführung und Steuern
• Publizitätsvorschriften

Die Art der Rechtsform nimmt außerdem nicht zuletzt Einfluss auf Regelungen zur Geschäftsführung und ihrer Vertretung.

Steuerliche Pflichten

Der Fiskus und seine Vorschriften spielen bei der Existenzgründung eine wichtige Rolle, ist das Finanzamt doch für die steuerliche Erfassung zuständig. Gründer müssen im Rahmen der Gründung einen Fragebogen ausfüllen, mit dessen Hilfe das Finanzamt die notwendigen Angaben zum Unternehmen aufnimmt, es basierend auf diesen Angaben steuerlich einordnet und schließlich eine Steuernummer für das Unternehmen vergibt.

Das Finanzamt verlangt in der Regel steuerliche Vorauszahlungen für die Einkommens-, Gewerbe-, Umsatz- und Körperschaftsteuer. Die Höhen der Vorauszahlungen werden durch das Finanzamt festgelegt. Ausgenommen ist hier die Umsatzsteuer, denn für sie erfolgt die Vorauszahlung im Rahmen der Berechnungen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA). Nach Abgabe der jährlichen Steuererklärung prüft das Finanzamt, ob die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig waren, ob also Nachzahlungen notwendig sind oder ob das Unternehmen eine Rückzahlung erhält.

Buchhaltung als Grundlage

Die Basis für korrekte Abgaben und die Erfüllung der steuerlichen Verpflichtungen ist eine gründliche Buchhaltung. Eine entsprechende Buchhaltungssoftware kann Fehler eliminieren und Gründern Kosten sparen. Allerdings ist nicht jeder Unternehmer gleichermaßen zur Buchführung verpflichtet. Die Pflicht zur doppelten Buchführung besteht für Kapitalgesellschaften, für Personengesellschaften und für Einzelunternehmen, abhängig von Umsatz und Kaufmannseigenschaft. Freiberufler und Personenvereinigungen ohne Handelsgewerbe sowie Kleingewerbetreibende unter bestimmten Umsatzgrenzen sind von der Buchführungspflicht befreit und können stattdessen eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) im Rahmen der Steuererklärung anfertigen.

Anmeldeformalitäten und branchenspezifische Auflagen

Abhängig von der Art des Unternehmens sind weitere Anmeldeformalitäten zu erledigen. Wer ein stehendes Gewerbe ausübt, muss dieses etwa bei der Stadt- oder Gemeinde vor Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit anmelden. Mit der Gewerbeanmeldung wird gleichsam ein Gewerbeschein beantragt. Wird der Gewerbeschein ausgestellt, wird dieser durch das Gewerbeamt an alle weiteren zuständigen Behörden wie das Finanzamt, zuständige Berufsgenossenschaften, das Amtsgericht und das Gewerbeaufsichtsamt übermittelt. Viele Gewerbeämter bieten inzwischen an, die komplette Antragstellung online abzuwickeln.

Wichtig: Prinzipiell kann sich in Deutschland jeder selbstständig machen. Branchenspezifisch können allerdings besondere Auflagen gelten und bestimmte Tätigkeiten nur mit entsprechenden Qualifikationsnachweisen ausgeübt werden. Dies gilt beispielsweise für Pflegekräfte, Ärzte und Juristen. Auch viele Handwerksberufe sind zulassungspflichtig.

Diese Versicherungen sind Pflicht

Unternehmer und Selbstständige unterliegen ebenso wie Angestellte der Sozialversicherungspflicht. Von bestimmten Sozialversicherungen ist man als Selbstständiger allerdings befreit. Die Pflicht für die Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung entfällt beispielsweise, während eine Beitragspflicht für die Kranken- und Pflegeversicherung besteht. Hier kann allerdings zwischen einer privaten und einer gesetzlichen Krankenversicherung gewählt werden. 

Rechte und Pflichten der Mitarbeiter kennen

Wer als Gründer nicht nur Unternehmer, sondern auch Arbeitgeber wird, sollte sich nicht zuletzt intensiv mit dem Thema Arbeitsrecht auseinandersetzen. Dazu gehört die Klärung folgender Fragen: 

• Wie muss ein Arbeitsvertrag aussehen?
• Welche Rechte und Pflichten gelten für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Praktikanten, Auszubildende oder Werkstudierende?
• Welche Sozialversicherungsregelungen gelten für Gesellschafts-Geschäftsführer?
• Was hat es mit dem Arbeitsschutzgesetz auf sich?
• Was besagt das Bundesurlaubsgesetz?
• Was muss in puncto Kündigungsschutzgesetz beachtet werden?
• Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber im Krankheitsfall?

Datensicherheit im Unternehmen

Datenschutz ist ein Thema, das für Unternehmen und Gründer immer mehr Relevanz bekommt. Eine wichtige Grundlage, die Gründer diesbezüglich kennen und berücksichtigen sollten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, ist die DSGVO. Grundsätzlich bezieht sich Datensicherheit auf den Schutz von Daten mit und ohne Personenbezug und auf die Maßnahmen, die genutzt werden, um den Schutz dieser Daten zu garantieren. Ziel ist es, jegliche Unternehmensdaten und personenbezogenen Daten vor Manipulation, Diebstahl, Verlust und weiteren Bedrohungen zu sichern. Dies kann durch organisatorische und technologische Maßnahmen erreicht werden.

Markenschutz beachten

Wer selbstständig ist, darf sich nicht ohne Weiteres der Ideen und Erfindungen anderer bedienen. Umgekehrt sollten Gründer darauf achten, dass ihre eigenen Alleinstellungsmerkmale ausreichend geschützt werden und sie exklusive Nutzungsrechte an Produkten, Marken und Markenzeichen besitzen. In diesem Sinne sollten sich Gründer auch mit den Themen Markenanmeldung und Patentanmeldung auseinandersetzen.