Steuerliche Grundlagen für Freiberufler

Die Gründung eines Unternehmens als Freiberufler ist ein spannender Schritt in die Selbstständigkeit. Doch neben kreativen Ideen und fachlichem Können gibt es auch zahlreiche organisatorische und steuerliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. In diesem Beitrag findet sich eine umfassende Übersicht über die wichtigsten steuerlichen Grundlagen, um den Einstieg in die Selbstständigkeit zu erleichtern.

Freiberufler, Selbständiger oder Gewerbetreibender?

Freiberufler und Selbständige werden oft gleichgesetzt, sind jedoch nicht dasselbe. Während Freiberufler eine „Katalogtätigkeit“ ausüben, wie sie im Einkommensteuergesetz definiert ist, umfasst der Begriff Selbständiger alle Personen, die eigenständig ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit ausführen. Jeder Freiberufler ist also selbständig, aber nicht jeder Selbständige ist Freiberufler.

Der erste Schritt zur Klärung steuerlicher Fragen besteht also darin, zu prüfen, ob eine Tätigkeit als Freiberufler oder als Gewerbetreibender gilt. Die Entscheidung zieht unterschiedliche steuerliche Verpflichtungen nach sich. Freiberufler üben eine sogenannte „Katalogtätigkeit“ aus, z. B. als Ärzte, Journalisten, Architekten oder Steuerberater. Freiberufler unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Gewerbetreibende hingegen betreiben ein Handelsgewerbe und müssen Gewerbesteuer zahlen.

Die Einstufung erfolgt durch das Finanzamt. Bei Unsicherheiten über die Einordnung der Tätigkeit sollte frühzeitig Rücksprache mit einem Steuerberater gehalten werden.

Anmeldung beim Finanzamt

Nach der Aufnahme der Tätigkeit ist eine Anmeldung des Unternehmens beim Finanzamt erforderlich. Dafür ist der sogenannte Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen, der online über das Elster-Portal eingereicht werden kann. Dabei werden Angaben zur Tätigkeit, zu den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben sowie zur gewünschten Art der Umsatzsteuerregelung gemacht.

Umsatzsteuerregelung: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

• Liegen die Einnahmen im Gründungsjahr voraussichtlich nicht über 22.000 Euro und im Folgejahr nicht über 50.000 Euro, kann die Kleinunternehmerregelung genutzt werden. Diese befreit von der Umsatzsteuerpflicht.
• Bei der Entscheidung für die Regelbesteuerung wird die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen, gleichzeitig können jedoch Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden.

Ein genauer Vergleich der beiden Optionen lohnt sich, da sie unterschiedliche Vorteile bieten, abhängig von der Art der Tätigkeit und den geplanten Ausgaben.

Hinweis: Ab dem 01.01.2025 tritt eine wichtige Änderung der Kleinunternehmerregelung in Kraft. Die Umsatzgrenze wird dann auf 25.000 Euro im laufenden Jahr und 100.000 Euro im Folgejahr angehoben.

Einkommensteuer für Freiberufler

Freiberufler zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn. Dieser wird durch die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt: Dabei werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen.

Zu den typischen Betriebsausgaben zählen:

• Bürobedarf und Arbeitsmittel
• Fahrtkosten und Reisekosten
• Fachliteratur und Fortbildungen
• Telefon- und Internetkosten
• Kosten für Steuerberatung oder Buchhaltungssoftware

Eine sorgfältige Aufbewahrung aller Belege ist wichtig, um Ausgaben nachweisen zu können.

Gewerbesteuer: Nicht für Freiberufler

Ein wesentlicher Vorteil der freiberuflichen Tätigkeit ist, dass keine Gewerbesteuer gezahlt werden muss. Das kann eine erhebliche Entlastung darstellen, vor allem bei wachsendem Gewinn. Falls das Finanzamt die Tätigkeit jedoch als gewerblich einstuft, gelten die üblichen Regelungen: Gewerbesteuer wird ab einem jährlichen Gewinn von 24.500 Euro fällig.

Steuerliche Fristen und Pflichten

Um Nachzahlungen und Strafen zu vermeiden, sollten die folgenden steuerlichen Fristen im Blick behalten:

• Einkommensteuererklärung: Sie ist in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres einzureichen. Mit Steuerberater verlängert sich die Frist auf den letzten Tag im Februar des übernächsten Jahres.
• Umsatzsteuervoranmeldungen: Bei Umsatzsteuerpflicht sind monatliche oder quartalsweise Voranmeldungen abzugeben.
• Abschlagszahlungen: Das Finanzamt kann vierteljährliche Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer verlangen, basierend auf dem geschätzten Gewinn.

Der Einsatz digitaler Buchhaltungssoftware hilft, Fristen einzuhalten und den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Auch wenn viele steuerliche Aufgaben selbst erledigt werden können, ist ein Steuerberater für Unternehmen eine sinnvolle Investition. Vor allem in der Gründungsphase kann er helfen, Fehler zu vermeiden und Steuerpotenziale optimal auszuschöpfen. Im laufenden Betrieb kann er beratend zur Seite stehen und sich um verschiedene Tätigkeiten kümmern, bei denen keine Fehler passieren dürfen.

Steuerliche Stolperfallen

• Nicht rechtzeitig anmelden: Eine Anmeldung beim Finanzamt sollte spätestens vier Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit erfolgen.
• Rechnungspflichten ignorieren: Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben wie die Steuernummer enthalten.
• Fehler bei der Umsatzsteuer: Viele Gründer unterschätzen die Bedeutung der korrekten Umsatzsteuerregelung.
• Fehlende Rücklagen: Eine rechtzeitige Rücklagenbildung für Steuerzahlungen schützt vor unerwarteten finanziellen Belastungen.